Automatize seu CRM com armazenamento de arquivos

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Neste artigo, você vai descobrir como automatizar seu CRM focando na gestão de arquivos. Se você já teve dificuldades para organizar documentos importantes, como contratos e faturas, não está sozinho. Vamos explorar como a plataforma Zapier pode ajudar. Com algumas dicas simples, você poderá criar um sistema automatizado que facilita a integração entre seus arquivos de armazenamento em nuvem e seu CRM. Prepare-se para simplificar sua vida e melhorar a eficiência do seu trabalho!

• Usuários de CRM têm problemas para gerenciar arquivos importantes.

• O Zapier ajuda a criar automações para integrar arquivos nos CRMs.

• É possível fazer upload automático de documentos para o CRM.

• Criar pastas organizadas e nomear arquivos ajuda na gestão.

• A automação economiza tempo e melhora a organização dos arquivos.

Hackeie seu CRM: Construa um sistema de armazenamento de arquivos automatizado

Você já se sentiu sobrecarregado ao tentar gerenciar arquivos importantes em seu CRM? Muitos usuários de CRM enfrentam desafios na hora de organizar documentos como contratos, faturas e orçamentos. A boa notícia é que você pode automatizar esse processo e tornar sua vida muito mais fácil. Vamos explorar como construir seu próprio sistema de armazenamento de arquivos usando o Zapier.

O que os usuários de CRM estão realmente dizendo

Você já leu comentários em fóruns como o Reddit sobre as dificuldades que as pessoas enfrentam com a gestão de arquivos em seus CRMs? Aqui estão alguns exemplos:

• “Existe uma maneira de conectar meu Google Drive ao [CRM] para que, quando um negócio for ‘Ganho’, todos os arquivos enviados na seção de anexos sejam automaticamente enviados para uma pasta criada com o mesmo nome do título do negócio?”

• “Recentemente começamos a usar [CRM]. Um problema que encontramos é que a gestão de arquivos não é boa. Por exemplo, queremos enviar nossas próprias cotações e adicioná-las como anexos porque não conseguimos usar a funcionalidade de citação do [CRM]. Alguém tem uma solução para melhor gestão de arquivos no HubSpot?”

Esses comentários refletem a frustração comum de muitos usuários. Você pode estar se perguntando: “Como posso melhorar a gestão de arquivos no meu CRM?” A resposta é simples: automação.

Como construir seu próprio sistema de armazenamento de arquivos com Zapier

Hack #1: Enviar arquivos automaticamente para o seu CRM

Você pode configurar o Zapier para enviar arquivos automaticamente para o seu CRM. Aqui estão algumas maneiras de fazer isso:

• Adicionar arquivos do Google Drive à empresa relevante no HubSpot

• Adicionar novos arquivos do Dropbox ao lead correto no Salesforce

• Atualizar negócios no Pipedrive com novos arquivos do Google Drive

Hack #2: Enviar arquivos do CRM para o seu sistema de armazenamento

Você também pode fazer o oposto: enviar arquivos do seu CRM para o seu sistema de armazenamento. Veja como:

• Enviar arquivos de envios de formulário do HubSpot para o Dropbox com um link público

• Enviar arquivos de envios de formulário do HubSpot para o Google Drive com um link público

Melhore sua produtividade automaticamente

O Zapier é uma ferramenta poderosa que conecta mais de 7.000 aplicativos. Ele permite que você automatize seu trabalho e faça com que suas ferramentas funcionem juntas de forma harmoniosa. Aqui estão algumas maneiras de usar o Zapier:

• Automação sem código em mais de 7.000 aplicativos

• Como o Zapier pode ajudar você a automatizar seu trabalho entre equipes

• Veja como o Zapier pode levar seu RevOps e GTM para o próximo nível

Criando seu primeiro Zap com facilidade

Agora, vamos ao passo a passo para criar seu sistema de armazenamento de arquivos:

• Crie uma pasta dedicada no Google Drive ou Dropbox. Dê um nome descritivo, como “armazenamento de arquivos para CRM”. Isso evita que o Zap seja acionado toda vez que um arquivo aleatório for adicionado.

• Nomeie seus arquivos de forma que seu CRM possa reconhecê-los. Inclua identificadores como o nome do lead ou da empresa. Por exemplo, nomear um arquivo como [Primeiro Nome]_[Último Nome] ajuda o Zap a combinar o documento com o contato certo.

• Crie um campo personalizado no seu CRM para armazenar os anexos. Nomeie-o como “anexos” ou “armazenamento de arquivos”.

• Configure um Zap. Cada Zap começa com um gatilho (como “Novo Arquivo na Pasta”) e segue com uma ou mais ações (o que o Zapier faz a seguir, como adicionar arquivos a uma empresa específica no seu CRM).

Exemplo de configuração do Zap

Passo	Ação
1	Quando um novo arquivo é adicionado à pasta específica no Google Drive ou Dropbox
2	O Zapier procura no seu CRM pelo lead ou empresa correspondente
3	O Zapier atualiza o registro no CRM com o link do arquivo

Capturando arquivos de envios de formulário

Outra solução é capturar arquivos de envios de formulário no seu CRM e adicioná-los automaticamente ao seu armazenamento de arquivos. Aqui está como fazer isso:

• Escolha o formulário do CRM que seus leads ou membros da equipe usarão para enviar arquivos. Se ainda não tiver configurado, crie um formulário dedicado no seu CRM, incluindo um campo para upload de arquivos.

• Crie uma pasta dedicada no Google Drive ou Dropbox para armazenar os anexos.

• Configure um Zap para enviar esses anexos para o seu armazenamento. Quando um formulário for enviado com um arquivo, o Zapier extrai o arquivo automaticamente.

Exemplo de configuração do Zap

Passo	Ação
1	Quando um formulário é enviado com um arquivo
2	O Zapier extrai o arquivo e o converte em um URL público
3	O Zapier envia o novo URL público para a pasta dedicada no Google Drive ou Dropbox

Agora você pode manter seus arquivos organizados sem esforço. Com essas automações, você não precisará mais caçar arquivos ou arrastá-los para pastas.

Conclusão

Agora que você descobriu como automatizar seu CRM e melhorar a gestão de arquivos, é hora de colocar em prática o que aprendeu. Automatizar não só economiza tempo, mas também traz organização e eficiência ao seu trabalho. Ao utilizar o Zapier, você pode transformar a maneira como lida com documentos importantes, tornando sua vida profissional muito mais simples.

Lembre-se, a chave para o sucesso está em manter tudo organizado e facilmente acessível. Não deixe que a desordem atrapalhe seu desempenho. Com as dicas e passos que você aprendeu, está mais do que preparado para hackear seu CRM e criar um sistema de armazenamento de arquivos automatizado.

Se você gostou deste conteúdo e quer continuar aprendendo sobre como otimizar sua rotina e potencializar seus resultados, não hesite em visitar nosso site Blox Notícias para mais artigos que podem fazer a diferença na sua carreira!

Perguntas frequentes

O que é um CRM?

Um CRM é um sistema que ajuda as empresas a gerenciar suas interações com clientes. Ele organiza dados, contatos e oportunidades de vendas.

Por que a gestão de arquivos é importante em um CRM?

A gestão de arquivos é crucial porque garante que documentos importantes, como contratos e faturas, estejam facilmente acessíveis e organizados.

Quais problemas comuns os usuários enfrentam com arquivos no CRM?

Usuários enfrentam dificuldades para anexar, renomear e organizar documentos. Muitas vezes, arquivos se perdem ou estão desatualizados.

O que é o Zapier?

O Zapier é uma ferramenta de automação que conecta diferentes aplicativos. Ele ajuda a criar fluxos de trabalho automáticos sem precisar programar.

Como o Zapier pode me ajudar com o meu CRM?

O Zapier pode automatizar o upload e a organização de arquivos entre serviços de armazenamento e sistemas de CRM, economizando tempo e reduzindo erros.

Quais serviços de armazenamento posso usar com Zapier?

Você pode usar Google Drive, Dropbox e muitos outros serviços de armazenamento em nuvem. Eles se integram bem com o Zapier.

O que é um “hack de automação”?

Um hack de automação é uma maneira inteligente de usar ferramentas como Zapier para facilitar tarefas repetitivas. É uma solução eficiente.

Como posso automaticamente anexar arquivos do Google Drive no meu CRM?

Crie um fluxo no Zapier que conecta seu Google Drive ao seu CRM. Configure-o para adicionar arquivos automaticamente.

Posso enviar formulários do HubSpot para o Dropbox?

Sim! Com Zapier, você pode configurar um fluxo que envia arquivos de formulários do HubSpot automaticamente para o Dropbox.

Quais são os primeiros passos para automatizar meus arquivos?

1. Crie uma pasta dedicada em seu serviço de armazenamento.

2. Nomeie os arquivos claramente.

3. Configure campos personalizados no CRM para adicionar links.

O que acontece se um arquivo for renomeado?

Certifique-se de que o nome do arquivo seja claro. Se renomear, seu CRM precisa ser atualizado manualmente para refletir a nova nomenclatura.

Como a automação melhora minha produtividade?

Com a automação, você gasta menos tempo organizando documentos. Isso libera tempo para focar em vendas e atendimento ao cliente.

Preciso de conhecimentos técnicos para usar o Zapier?

Não! O Zapier é fácil de usar e não exige habilidades de programação. Basta seguir as instruções simples para configurar suas automações.