Automatice su CRM con el almacenamiento de archivos

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En este artículo descubrirá cómo automatice su CRM centrándose en gestión de archivos. Si alguna vez ha tenido problemas para organizar documentos importantes como contratos y facturas, no es el único. Exploremos cómo la Zapier puede ayudarle. Con unos sencillos consejos, puede crear un sistema automatizado que le facilite integración entre tus archivos almacenados en la nube y tu CRM. ¡Prepárate para simplificar tu vida y mejorar la eficiencia de tu trabajo!

• Los usuarios de CRM tienen problemas para gestionar archivos importantes.

• Zapier te ayuda a crear automatizaciones para integrar archivos en los CRM.

• Puede cargar documentos automáticamente en el CRM.

• Crear carpetas organizadas y asignar nombres a los archivos facilita la gestión.

• La automatización ahorra tiempo y mejora la organización de los archivos.

Hackea tu CRM: crea un sistema automatizado de almacenamiento de archivos

¿Alguna vez se ha sentido abrumado intentando gestionar archivos importantes en su CRM? Muchos usuarios de CRM se enfrentan a dificultades a la hora de organizar documentos como contratos, facturas y presupuestos. La buena noticia es que puede automatizar este proceso y te hará la vida mucho más fácil. Vamos a explorar cómo construir su propio sistema de almacenamiento de archivos utilizando Zapier.

Lo que realmente dicen los usuarios de CRM

¿Has leído comentarios en foros como Reddit sobre las dificultades a las que se enfrenta la gente con la gestión de archivos en sus CRM? He aquí algunos ejemplos:

• "¿Existe alguna forma de conectar mi Google Drive a [CRM] para que cuando una operación sea 'Ganada', todos los archivos subidos en la sección de adjuntos se envíen automáticamente a una carpeta creada con el mismo nombre que el título de la operación?".

• "Hace poco que empezamos a utilizar [CRM]. Un problema que hemos encontrado es que la gestión de archivos no es buena. Por ejemplo, queremos enviar nuestros propios presupuestos y añadirlos como archivos adjuntos porque no podemos utilizar la funcionalidad de presupuestos de [CRM]. ¿Alguien tiene una solución para una mejor gestión de archivos en HubSpot?".

Estos comentarios reflejan la frustración común de muchos usuarios. Quizá se pregunte: "¿Cómo puedo mejorar la gestión de archivos en mi CRM?". La respuesta es sencilla: automatización.

Cómo crear tu propio sistema de almacenamiento de archivos con Zapier

Hack #1: Envía archivos automáticamente a tu CRM

Puede configurar Zapier para enviar archivos automáticamente a su CRM. He aquí algunas formas de hacerlo:

• Añadir archivos de Google Drive a la empresa correspondiente en HubSpot

• Añadir nuevos archivos de Dropbox al contacto adecuado en Salesforce

• Actualizar acuerdos en Pipedrive con nuevos archivos de Google Drive

Hack #2: Envía archivos CRM a tu sistema de almacenamiento

También puede hacer lo contrario: enviar archivos desde su CRM a su sistema de almacenamiento. He aquí cómo hacerlo:

• Enviar archivos de envío de formularios de HubSpot a Dropbox con un enlace público

• Enviar archivos de envío de formularios de HubSpot a Google Drive con un enlace público

Mejore su productividad automáticamente

Zapier es una potente herramienta que conecta más de 7.000 aplicaciones. Te permite automatizar tu trabajo y hacer que tus herramientas trabajen juntas de forma armoniosa. Estas son algunas formas de utilizar Zapier:

• Automatización sin código en más de 7.000 solicitudes

• Cómo Zapier puede ayudarte a automatizar el trabajo entre equipos

• Vea cómo Zapier puede llevar sus RevOps y GTM al siguiente nivel

Crear su primer Zap con facilidad

Ahora, vayamos paso a paso para crear tu sistema de almacenamiento de archivos:

• Crear una carpeta específica en Google Drive o Dropbox. Dale un nombre descriptivo, como "almacenamiento de archivos para CRM". Esto evita que Zap se active cada vez que se añade un archivo aleatorio.

• Nombra tus archivos para que su CRM pueda reconocerlos. Incluya identificadores como el nombre del contacto o de la empresa. Por ejemplo, nombrar un archivo [Nombre]_[Apellido] ayuda a Zap a relacionar el documento con el contacto correcto.

• Crear un campo personalizado en su CRM para almacenar archivos adjuntos. Nómbralo "archivos adjuntos" o "almacenamiento de archivos".

• Configurar un Zap. Cada Zap comienza con un disparador (como "Nuevo archivo en carpeta") y sigue con una o más acciones (lo que Zapier hace a continuación, como añadir archivos a una empresa específica en su CRM).

Ejemplo de configuración de Zap

Paso	Acción
1	Cuando se añade un nuevo archivo a una carpeta específica de Google Drive o Dropbox
2	Zapier busca en tu CRM el lead o empresa correspondiente
3	Zapier actualiza el registro de CRM con el enlace del archivo

Captura de archivos de envío de formularios

Otra solución es capturar los archivos de los formularios enviados a su CRM y añadirlos automáticamente a su almacén de archivos. He aquí cómo hacerlo:

• Elija el formulario CRM que sus clientes potenciales o los miembros de su equipo utilizarán para enviar archivos. Si aún no lo has hecho, crea un formulario específico en tu CRM que incluya un campo para subir archivos.

• Crear una carpeta específica en Google Drive o Dropbox para almacenar los archivos adjuntos.

• Configurar un Zap para enviar estos archivos adjuntos a su almacén. Cuando se envía un formulario con un archivo, Zapier extrae automáticamente el archivo.

Ejemplo de configuración de Zap

Paso	Acción
1	Cuando se envía un formulario con un
2	Zapier extrae el archivo y lo convierte en una URL pública
3	Zapier envía la nueva URL pública a la carpeta dedicada en Google Drive o Dropbox

Ahora puedes mantener tus archivos organizados sin esfuerzo. Con estas automatizaciones, ya no tendrás que buscar archivos ni arrastrarlos a carpetas.

Conclusión

Ahora que descubierto como automatice su CRM y mejorar gestión de archivosEs hora de poner en práctica lo aprendido. Automatice no sólo ahorra tiempopero también aporta organización e eficacia a su trabajo. Cuando utilice ZapierPuede transformar la forma en que gestiona los documentos importantes, haciendo su vida laboral mucho más sencilla.

Recuerde que el clave para el éxito radica en organizarlo todo e de fácil acceso. No dejes que el desorden se interponga en tu rendimiento. Con los consejos y pasos que has aprendido, estás más que preparado para piratea tu CRM y crear un sistema de almacenamiento automatizado de archivos.

Si te ha gustado este contenido y quieres seguir aprendiendo sobre cómo optimizar tu rutina y potenciar tus resultados, no dudes en visitar nuestra web Noticias Blox para leer más artículos que pueden marcar la diferencia en su carrera.

Preguntas más frecuentes

¿Qué es un CRM?

Un CRM es un sistema que ayuda a las empresas a gestionar sus interacciones con los clientes. Organiza datos, contactos y oportunidades de venta.

¿Por qué es importante la gestión de archivos en un CRM?

La gestión de archivos es crucial porque garantiza que los documentos importantes, como contratos y facturas, sean fácilmente accesibles y estén organizados.

¿Qué problemas suelen tener los usuarios con los archivos en CRM?

Los usuarios tienen dificultades para adjuntar, renombrar y organizar documentos. Los archivos suelen perderse o caducar.

¿Qué es Zapier?

Zapier es una herramienta de automatización que conecta diferentes aplicaciones. Te ayuda a crear flujos de trabajo automáticos sin necesidad de programar.

¿Cómo puede Zapier ayudarme con mi CRM?

Zapier puede automatizar la carga y organización de archivos entre servicios de almacenamiento y sistemas CRM, ahorrando tiempo y reduciendo errores.

¿Qué servicios de almacenamiento puedo utilizar con Zapier?

Puedes usar Google Drive, Dropbox y muchos otros servicios de almacenamiento en la nube. Se integran bien con Zapier.

¿Qué es un "hack de automatización"?

Un hack de automatización es una forma inteligente de utilizar herramientas como Zapier para facilitar las tareas repetitivas. Es una solución eficiente.

¿Cómo puedo adjuntar automáticamente archivos de Google Drive a mi CRM?

Crea un flujo en Zapier que conecte tu Google Drive con tu CRM. Configúralo para que añada archivos automáticamente.

¿Puedo enviar formularios de HubSpot a Dropbox?

Sí, con Zapier puedes configurar un flujo que envíe automáticamente los archivos de formulario de HubSpot a Dropbox.

¿Cuáles son los primeros pasos para automatizar mis archivos?

1. Cree una carpeta dedicada en su servicio de almacenamiento.

2. Nombra los archivos con claridad.

3. Establezca campos personalizados en el CRM para añadir enlaces.

¿Qué ocurre si se cambia el nombre de un archivo?

Asegúrese de que el nombre del archivo es claro. Si le cambia el nombre, su CRM deberá actualizarse manualmente para reflejar la nueva nomenclatura.

¿Cómo mejora la automatización mi productividad?

Con la automatización, pasará menos tiempo organizando documentos. Esto le deja tiempo libre para centrarse en las ventas y el servicio al cliente.

¿Necesito conocimientos técnicos para utilizar Zapier?

Zapier es fácil de usar y no requiere conocimientos de programación. Solo tienes que seguir las sencillas instrucciones para configurar tus automatizaciones.