Guia para Automatização de TI com Zapier

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Neste artigo, você vai descobrir como automatizar suas operações de TI usando o Zapier. Vamos explorar o que é a automação de TI, como funciona e a diferença entre automação e orquestração. Você verá exemplos práticos e aprenderá práticas essenciais para implementar a automação de forma eficiente. Este guia fornecerá recursos e templates que facilitarão sua jornada na automação, permitindo que sua equipe trabalhe de maneira mais inteligente e rápida. Prepare-se para transformar suas tarefas repetitivas em fluxos de trabalho automatizados!

• A automação de TI usa software para realizar tarefas que normalmente precisam de pessoas.

• Zapier conecta várias ferramentas para automatizar processos de TI.

• Automação de TI melhora a eficiência e acelera a resolução de problemas.

• É importante ter objetivos claros e identificar tarefas repetitivas para automatizar.

• O guia oferece exemplos e templates prontos para facilitar a automação.

Seu guia para automação de TI

Índice

• O que é automação de TI?

• Como funcionam os serviços de automação de TI

• Automação de TI vs Orquestração de TI

• Automatize TI com o Zapier

• Crie tickets de alta prioridade automaticamente

• Crie tickets no Zendesk a partir de novos tickets do Intercom

• Crie problemas no Jira Software Cloud a partir de novas respostas do Google Forms

• Gere problemas no Jira Software a partir de novas entradas do Typeform

• Crie problemas no Jira Software Cloud a partir de novos tickets do Zendesk

• Crie resumos de mensagens do Slack com o ChatGPT e adicione-os ao Jira como um ticket para sprints

• Adicione informações enriquecidas de tickets do Zendesk a uma planilha do Google usando o ChatGPT para categorizar uma conversa

• Analise tickets do Google Form com o ChatGPT e adicione ao Jira

• Triagem de tickets para as equipes certas

• Envie mensagens do Discord com novos cartões do Trello

• Receba notificações do Slack para novos problemas do Jira

• Envie e-mails no Gmail para novas submissões de formulários criadas nas Interfaces do Zapier

• Poste novos tickets do Zendesk nas mensagens do Slack

• Envie mensagens do Slack para novos incidentes no PagerDuty

• Crie problemas no Jira Software Cloud a partir de novas mensagens postadas em um canal do Slack

• Poste novos tickets do Zendesk no Microsoft Teams

• Acione incidentes do PagerDuty para novas mensagens no Slack

• Traga atividades de alerta e incidente para suas ferramentas de monitoramento de servidor

• Poste novas métricas no Datadog quando novos incidentes ocorrerem no incident.io

• Poste novas métricas no Datadog para novos ou atualizados incidentes do PagerDuty

• Receba novos alertas de verificação do Uptime.com como métricas no Datadog

• Adicione dados a um hub central para relatórios

• Adicione informações a uma planilha do Google a partir de novas solicitações POST de Webhook

• Adicione novas linhas de planilhas do Google ao MySQL

• Crie novas linhas no Snowflake a partir de novas linhas de planilhas do Google

• Crie registros nas Tabelas do Zapier para cada novo ou registro atualizado no Airtable

• Dê acesso aos funcionários às ferramentas certas

• Crie usuários no Okta a partir de novos funcionários do BambooHR

• Crie usuários no When I Work para novos funcionários no BambooHR

• Envie mensagens de canal do Slack para novos eventos do Okta

• Envie e-mails do Gmail para novos registros das Tabelas do Zapier

• Use IA para fornecer soluções para problemas

• Adicione soluções do ChatGPT a novos tickets do Jira como um comentário

• Adicione soluções de suporte a tickets do Zendesk com IA pelo Zapier

• Crie um problema no Jira com uma solução gerada pelo ChatGPT quando os tickets forem enviados no Intercom

• Crie um assistente do Slack com o ChatGPT

• Otimize suas operações de TI com o Zapier

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O que é automação de TI?

Se você trabalha em operações de TI, o que faz é a espinha dorsal da sua empresa. Desde proteger dados até resolver incidentes importantes, você é responsável por manter tudo funcionando sem problemas, para que o único tempo de inatividade que você enfrente seja o seu – e não o do seu sistema.

Garantir que seus sistemas internos e externos estejam sempre seguros (e que cada equipe tenha acesso às ferramentas necessárias) não é fácil. Quando processos manuais te prendem, fica difícil focar em trabalhos de alto impacto. É aí que entra a automação de TI.

Serviços de automação de TI pegam tarefas rotineiras e as realizam automaticamente. O resultado? Uma infraestrutura mais segura que permite que seus funcionários realizem seus trabalhos sem se preocupar com a tecnologia que os impulsiona.

Como funcionam os serviços de automação de TI

Automação de TI é o uso de software, instruções pré-definidas e fluxos de trabalho para lidar com tarefas rotineiras que exigiriam intervenção manual. Ao invés de atualizar servidores individualmente, implantar software ou monitorar a saúde do sistema, essas tarefas são executadas automaticamente em segundo plano.

A maioria das organizações usa uma combinação de ferramentas para gerenciar processos. Desde CRMs até helpdesks e plataformas de gerenciamento de projetos, cabe à TI gerenciar esses aplicativos, atribuir assentos e monitorar a infraestrutura. Quando esses aplicativos não funcionam bem juntos ou não se conectam através de uma integração, as equipes de TI acabam com sistemas fragmentados.

A automação de TI resolve isso criando fluxos de trabalho que movem informações entre esses sistemas automaticamente. É uma maneira mais inteligente e escalável de lidar com processos cotidianos, como fazer backup de dados ou responder a alertas de segurança automaticamente.

A automação aciona ações específicas com base em eventos (por exemplo, se um servidor ficar offline) ou em um cronograma definido (como executar monitoramento de desempenho toda sexta-feira). Com a automação de TI em vigor, sua equipe pode se afastar de tarefas repetitivas e se concentrar em questões mais amplas.

Exemplos de Tarefas de Automação de TI
Gerenciamento de servidores: provisionamento de novos servidores, configuração de definições ou implantação de atualizações sem intervenção manual
Monitoramento e alertas: rastreamento da saúde de um sistema, geração de alertas em tempo real e endereçamento proativo de problemas
Processos de segurança: automação de tarefas críticas de segurança, como varredura de vulnerabilidades ou detecção de ameaças
Resposta a incidentes: resposta a incidentes comuns, desde tarefas simples até ações complexas de recuperação
Análise de dados: extração, registro, transferência, síntese e análise de dados
Transferências ou migração de dados: movimentação de grandes volumes de dados entre sistemas
Configuração de processos para outras equipes: gerenciamento de permissões de acesso, gerenciamento de leads e tratamento de solicitações de usuários

Implementar a automação de TI com sucesso exige uma abordagem estratégica e faseada, incluindo a identificação de onde a automação terá mais impacto e a implementação desses sistemas. Abaixo estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo seus esforços de automação de TI.

Práticas recomendadas para automação de TI

• Defina seus objetivos de automação
  Comece com o “porquê”. Quais problemas você está tentando resolver? Definir seus objetivos desde o início ajuda a guiar cada decisão de automação. Seja específico: seu objetivo é reduzir o tempo de resolução de tickets? Acelerar a integração? Melhorar a confiabilidade do sistema?

• Procure oportunidades de automação
  Identifique tarefas repetitivas ou propensas a erros humanos. Exemplos incluem provisionamento de servidores, atualizações de software, gerenciamento de acesso de usuários e backups de dados. Pense em onde a automação teria um impacto imediato na produtividade da equipe.

• Mapeie seus fluxos de trabalho
  Depois de identificar possíveis casos de uso, mapeie os fluxos de trabalho passo a passo. Quais sistemas estão envolvidos? Quais são as dependências? Esta etapa ajuda você a entender como deve ser o processo automatizado.

• Considere exceções e dificuldades
  Nem toda tarefa pode ser automatizada facilmente. Considere casos excepcionais e variáveis inesperadas. Planeje essas exceções para evitar processos quebrados mais tarde.

• Estabeleça segurança e conformidade
  Fluxos de trabalho automatizados precisam ser tão seguros quanto os manuais. Certifique-se de que seus planos de automação estejam alinhados com políticas de segurança internas e regulamentos externos.

• Selecione as ferramentas ou estruturas de automação certas
  Agora é hora de escolher seu conjunto de ferramentas. Procure plataformas que se integrem facilmente aos seus sistemas existentes e ofereçam a flexibilidade para crescer com suas necessidades.

• Comece pequeno e expanda
  Não tente automatizar tudo de uma vez. Comece com um caso de uso gerenciável e de alto impacto e expanda a partir daí. Isso minimiza riscos e ajuda você a aprender o que funciona.

• Treine sua equipe
  Sua estratégia de automação é tão forte quanto as pessoas por trás dela. Certifique-se de que sua equipe tenha o conhecimento certo para construir e manter fluxos de trabalho. Invista em treinamento e documentação para preparar seus esforços para o futuro.

• Monitore e otimize
  Estabeleça referências e acompanhe métricas-chave. O monitoramento ajuda você a medir o ROI e detectar falhas antes que se tornem problemas maiores. A automação deve ser um sistema vivo, não um projeto que você configura e esquece.

• Comece a orquestrar em toda a sua organização
  Uma vez que você tenha alguns fluxos de trabalho funcionando, amplie seus esforços para outros departamentos. Procure processos que espelhem seu sucesso inicial e, em seguida, replique e personalize à medida que avança.

Automação de TI vs Orquestração de TI

Se você já ouviu os termos “automação de TI” e “orquestração de TI” usados de forma intercambiável, você não está sozinho. Eles costumam ser tratados como a mesma coisa. Mas, enquanto estão relacionados, não são exatamente idênticos.

A automação de TI trata da automação de tarefas individuais dentro de um fluxo de trabalho de TI sem intervenção humana. Um exemplo pode incluir o envio automático de notificações à equipe sempre que um incidente for relatado.

A orquestração de TI é a visão geral. Ela vincula essas tarefas automatizadas em um processo completo e de ponta a ponta, como a integração e a desintegração de funcionários.

Passos de Orquestração de TI
Quando um novo funcionário é adicionado ao seu sistema de RH, você pode precisar:
– Criar automaticamente sua conta de usuário
– Provisionar acesso aos aplicativos necessários (como Slack ou Okta)
– Atribuir licenças de software
– Registrar o dispositivo com segurança de endpoint
– Enviar um e-mail de boas-vindas com credenciais de login
– Enviar uma mensagem de integração no Slack com tarefas de integração
– Notificar a equipe de TI e o gerente do novo funcionário

Cada um desses passos pode ser automatizado individualmente, mas a orquestração significa que eles acontecem na ordem correta, com os dados certos sendo passados entre os sistemas.

Automatize TI com o Zapier

Agora que você está armado com essas melhores práticas, é hora de levar sua estratégia de TI para o próximo nível com o Zapier. O Zapier é a plataforma de orquestração de IA mais conectada — integrando-se a milhares de ferramentas de automação de TI como Jira, Okta, Salesforce e PagerDuty.

Com fluxos de trabalho automatizados chamados Zaps, você pode conectar seus aplicativos de TI ao resto de sua pilha tecnológica e otimizar seus processos. Por exemplo, quando um membro da equipe relata um incidente, o Zapier pode automaticamente criar tickets, notificar as equipes certas e relatar métricas. Ao automatizar esses processos, você libera mais espaço para manter seus sistemas funcionando sem problemas. Aqui estão algumas maneiras populares de fazer isso.

Exemplos de Zaps para Automação de TI
Crie tickets de alta prioridade automaticamente
Crie tickets no Zendesk a partir de novos tickets do Intercom
Crie problemas no Jira Software Cloud a partir de novas respostas do Google Forms
Gere problemas no Jira Software a partir de novas entradas do Typeform
Crie problemas no Jira Software Cloud a partir de novos tickets do Zendesk
Crie resumos de mensagens do Slack com o ChatGPT e adicione-os ao Jira como um ticket para sprints

Melhore seu suporte de TI

É ruim ter que responder às mesmas perguntas repetidamente, mas isso vem com o território. Gargalos de TI podem desacelerar o processo de resolução e levar a um backlog interminável de tickets — o que prejudica tanto a produtividade da sua equipe quanto a reputação da sua marca.

Como parte da equipe de TI, você é responsável por garantir que cada problema relatado por funcionários e clientes seja direcionado rapidamente ao lugar certo. Você pode usar um formulário, help desk ou chat ao vivo para coletar relatórios internos de incidentes ou escalar problemas de clientes de ferramentas como Zendesk para engenharia de suporte.

Quando alguém relatar um problema, você vai querer criar tickets oficiais em ferramentas como Jira ou Zendesk para que possa colocá-los sob o nariz do membro certo da equipe rapidamente.

Exemplos de Zaps para Criar Tickets
Crie tickets no Zendesk a partir de novos tickets do Intercom
Crie problemas no Jira Software Cloud a partir de novas respostas do Google Forms
Gere problemas no Jira Software a partir de novas entradas do Typeform

O processo raramente é tão simples. Antes que um ticket seja roteado, você pode precisar resumir mensagens longas ou limpar informações para que seja mais fácil triá-las. Ferramentas de IA como o ChatGPT podem ajudar. Por exemplo, você pode usar o Zapier e a IA para resumir automaticamente um pedido de suporte enviado no Slack e, em seguida, transformá-lo em um ticket estruturado no Jira.

Triagem de Tickets

Agora que você configurou um sistema para organizar tickets, você vai querer pensar em outra parte do processo de TI: triagem de diferentes tipos de problemas para os membros certos da equipe para resolução. Fazer isso rapidamente (e automaticamente) significa que você pode reduzir o volume de tickets mais rápido e permitir que seus funcionários se ajudem sem supervisão.

Exemplos de Zaps para Triagem de Tickets
Envie mensagens do Discord com novos cartões do Trello
Receba notificações do Slack para novos problemas do Jira
Envie e-mails no Gmail para novas submissões de formulários criadas nas Interfaces do Zapier

Suas equipes de engenharia, por exemplo, podem estar de plantão para resolver problemas urgentes em um canal específico em aplicativos de chat como Slack ou Discord. Ou suas equipes de suporte ao cliente podem preferir receber solicitações urgentes por e-mail, dependendo se o problema vem de contas de alto nível ou não.

Esses Zaps permitem que você construa um sistema de triagem automatizado que notifica automaticamente as equipes certas nas ferramentas que elas usam.

Monitoramento e Alertas

Enquanto suas ferramentas de monitoramento oferecem visibilidade em tempo real sobre a saúde da infraestrutura, o quadro geral muitas vezes vem de sinais externos, como quando um incidente é declarado ou uma verificação externa falha. Esse tipo de contexto pode ser valioso quando integrado diretamente em suas ferramentas de monitoramento.

Com o Zapier, você pode automaticamente postar uma nova métrica em ferramentas como Datadog sempre que uma verificação falhar no Uptime.com, um incidente for declarado no incident.io ou um alerta do PagerDuty for acionado. Assim, você fornece à sua equipe dados mais ricos e acionáveis.

Armazenamento de Dados e Acesso

Como parte do seu papel em TI, você não é apenas responsável por manter os sistemas funcionando, mas também por garantir que diferentes equipes tenham acesso às ferramentas necessárias para realizar seus trabalhos de forma eficaz. Desde a integração de novos funcionários até a concessão de permissões de aplicativos, seu trabalho é garantir que esses sistemas estejam totalmente funcionais (e automatizados) em toda a empresa.

Exemplos de Zaps para Acesso e Integração
Crie usuários no Okta a partir de novos funcionários do BambooHR
Crie usuários no When I Work para novos funcionários no BambooHR
Envie mensagens de canal do Slack para novos eventos do Okta

Com esses Zaps, você pode automaticamente criar novos usuários em ferramentas de segurança como Okta sempre que um novo funcionário for adicionado às suas ferramentas de RH (como BambooHR). Ou você pode enviar e-mails de integração automaticamente para novos funcionários sempre que forem adicionados aos seus sistemas. Assim, ninguém fica esperando por acesso ou se perguntando o que fazer no primeiro dia.

Uso de IA para Soluções

Quando se trata de lidar com tickets em escala, o tempo é tudo. Se suas equipes de TI ou suporte precisam de ajuda para resolver tickets em grande escala, você pode automatizar muitos desses processos com a ajuda de ferramentas de IA. Por exemplo, você pode usar o ChatGPT ou IA pelo Zapier para fornecer soluções de suporte iniciais com base na documentação da sua empresa sempre que um novo ticket for submetido.

Exemplos de Zaps para Soluções de Suporte
Adicione soluções do ChatGPT a novos tickets do Jira como um comentário
Adicione soluções de suporte a tickets do Zendesk com IA pelo Zapier
Crie um problema no Jira com uma solução gerada pelo ChatGPT quando os tickets forem enviados no Intercom

Conclusão

Chegou a hora de transformar suas operações de TI! Ao automatizar tarefas repetitivas com o Zapier, você não só economiza tempo, mas também aumenta a eficiência da sua equipe. Lembre-se de definir objetivos claros, identificar oportunidades de automação e monitorar seus fluxos de trabalho. Cada passo dado nessa jornada pode levar sua equipe a um novo patamar de produtividade.

Se você está pronto para dar o próximo passo, explore mais sobre automação e descubra como o Zapier pode ser a chave para otimizar suas operações. Acesse Blox Notícias para ler mais artigos que vão enriquecer sua experiência com automação e tecnologia!

Perguntas frequentes

O que é Automação de TI?

A automação de TI é o uso de software para executar tarefas rotineiras sem ajuda humana.

Como funciona a automação de TI?

Ela libera as equipes de TI de tarefas repetitivas, permitindo que se concentrem em problemas mais importantes.

Qual a diferença entre Automação de TI e Orquestração de TI?

Automação é sobre tarefas individuais. Orquestração conecta essas tarefas em um processo unificado.

O que é Zapier?

Zapier é uma plataforma que integra várias ferramentas para automação de tarefas. Você pode criar “Zaps” para simplificar seu trabalho.

Quais são alguns exemplos de automação com Zapier?

– Criar tickets em Zendesk a partir de mensagens em Slack.

– Enriquecer dados de tickets com ChatGPT.

– Monitorar incidentes com relatórios em Datadog.

Como eu começo a automatizar com Zapier?

Defina o que você quer automatizar. Em seguida, crie seu primeiro “Zap” com as ferramentas que você usa.

Quais práticas são importantes para implementar automação?

– Estabeleça objetivos claros.

– Identifique tarefas repetitivas.

– Treine sua equipe para usar as ferramentas.

O que são “Zaps”?

“Zaps” são fluxos de trabalho que você cria no Zapier. Eles conectam apps e automatizam tarefas.

Como os Templates do Zapier ajudam?

Os templates oferecem soluções rápidas para automação, facilitando a implementação sem começar do zero.

A automação melhora a eficiência operacional?

Sim, ela ajuda as equipes a se concentrarem em tarefas mais importantes e resolve problemas mais rápido.

A automação de TI é segura?

Sim, mas você deve considerar a segurança ao criar seus fluxos automatizados. Proteja dados e sistemas.

É difícil aprender a usar o Zapier?

Não! Zapier é amigável e fácil de usar. Existem muitos guias e tutoriais disponíveis.

Quais ferramentas posso integrar com o Zapier?

Você pode conectar milhares de ferramentas com Zapier, como Jira, Slack, Google Sheets e muito mais.